10 claves para escribir un email eficaz

¿Sabes cómo escribir un email eficaz? Seguro que te viene a la cabeza ese contacto que suele escribir correos electrónicos perfectamente comprensibles y ordenados. Y, al contrario, ¿eres capaz de pensar en ese compañero o cliente del que te cuesta entender sus emails? En el día a día de las empresas, solemos responder muchísimos correos, pero no siempre se hace de la forma correcta. Por eso queremos compartir contigo los consejos de nuestro proveedor de correo y software de productividad Office 365. [Conoce la solución Office 365 aquí]

A veces, por las prisas, descuidamos cómo escribimos. Puedes hacer perder mucho tiempo a tu compañero con un email desestructurado. O aún peor, ¿qué pasaría al escribirle a un cliente? Si este correo es poco profesional puede repercutir en una imagen descuidada y negativa de la empresa. Si quieres evitarlo, ¡toma nota!

Claves para mejorar tus emails

1. Emplea un lenguaje adaptado al conocimiento de tu interlocutor

Un mensaje poco claro puede crear confusión y hará que pierda tiempo intentando averiguar qué quería decir esa persona. Ni un cliente, ni tu compañero, querrá perder tiempo en esta tarea.

2. Utiliza un asunto descriptivo

Un asunto bien definido ayuda mucho al receptor para organizar su bandeja de entrada y saber cuál es la prioridad de ese mensaje. Además, si no tienen bien ordenada su bandeja de entrada, le ayudará a encontrarlo posteriormente. Ten en cuenta que si estás en el hilo de una conversación pero el tema cambia, deberás cambiar el asunto del email.

3. Escribe un mensaje claro y conciso

Evita dar información innecesaria. Ahorraréis tiempo, tú y tu destinatario. Como se dice muchas veces “lo bueno, si breve, dos veces bueno”.

4. Ordena el contenido de más importante a menos

La atención del lector es mucho mayor al inicio del mensaje. Además, es conveniente utilizar negritas para resaltar la información más relevante.

5. Envía el mensaje solo a las personas que requieran leerlo

No pongas en copia a personas que no necesitan esa información. Si no le aporta valor, sólo conseguirás que esa persona pierda tiempo en borrar tu email.

6. No envíes mensajes cuando estés enfadado

Aunque no lo creamos cuando estamos enfadados la forma de escribir cambiar y puede transmitir una mala sensación a sus destinatarios, por eso es mejor.

7. Evita escribir todo en mayúsculas

En Internet escribir de forma constante con mayúsculas es equivalente a gritar. Por lo mismo, hay  que evitar escribir en rojo, ya que puede ser interpretado como una crítica.

8. No utilices la ironía o sarcasmo

Cuando estamos leyendo un texto no sabemos la intención con la se ha escrito y pueden llegar a mal interpretarse.

9. Utiliza una firma sencilla, breve y profesional 

Te recomendamos que incluya tu nombre y el puesto de trabajo que ocupas, el nombre de la empresa y los datos de contacto.

10. Revisa tu email antes de enviarlo

Puede ser evidente, pero a veces, con las prisas, pasamos por alto esta revisión. Te ayudará a corregir eventuales errores, faltas de ortografía, falta de datos adjuntos…

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