Business Intelligence: Cómo definir cuadros de mando

¿Sabías que el 90% de la información que procesa nuestro cerebro es visual? Esto significa que somos capaces de entender y recordar mejor los datos cuando los vemos representados gráficamente. Por eso, cada vez más empresas utilizan los cuadros de mando para analizar y gestionar su información.

Pero ¿qué son exactamente los dashboards o cuadros de mando?

Estos son una herramienta tecnológica que nos permite visualizar los datos más relevantes de nuestro negocio de forma sencilla y rápida. Con ellos, podemos conocer el estado actual de nuestra actividad, compararlo con nuestros objetivos y detectar las áreas de mejora o las oportunidades de crecimiento.

Los dashboards funcionan como un archivo Excel y recopilan conjuntos de datos que se muestran a golpe de vista. La estructura, presentación y gráficos de un dashboard variará según las necesidades de cada empresa y estos pueden incluir tablas, gráficos, figuras, KPI, indicadores de rendimiento, texto, imágenes, etc.

Pero no todos los cuadros de mando son iguales. Para que sean realmente útiles, deben estar diseñados y personalizados según las necesidades y los objetivos de cada usuario. De lo contrario, podemos caer en el error de mostrar datos irrelevantes, confusos o incompletos.

¿Cómo podemos evitar este error? ¿Qué pasos debemos seguir para crear cuadros de mando eficaces? ¿Qué elementos debemos incluir en ellos? ¿Qué beneficios podemos obtener al usarlos? En este post, te contamos las claves para responder a estas preguntas y para crear cuadros de mando que te ayuden a tomar mejores decisiones para tu negocio. ¿Te animas a descubrirlas?

Características de un buen dashboard

Para poder desarrollar adecuadamente un dashboard te aconsejamos que tengas en cuenta los siguientes aspectos para poder beneficiarte de todas las utilidades del Business Intelligence:

• Visual: La información debe estar presentada de forma gráfica, limpia y ordenada para que nos permita entender intuitivamente los datos que estamos manejando. Del mismo modo es importante determinar un único objetivo por dashboard para focalizarte. Intentar cubrir todos los objetivos en un solo panel lo sobrecargará de información, y no estarás atendiendo correctamente a ninguno.
• Todo en una única hoja: No sobrecargues el cuadro de mando de información, una sola hoja es suficiente para visualizar los datos más importantes. Además, facilita la presentación de los mismos y ayuda a la comprensión por parte de los usuarios.
• Personalizado: Un buen software de dashboard debe ser flexible y completo, para que se adapte a todas las empresas y estrategias. Además, cada usuario debe tener su propio cuadro de mando, ya que los datos y la profundidad de los informes varían según el destinatario.
• Accionable: Debe permitir hacer comparaciones, visualizar y contextualizar los datos con el fin de establecer valoraciones útiles.

Consejos para definir cuadros de mando

Realizar una gestión estratégica de cualquier empresa requiere de precisión, objetividad, y, por tanto, de mediciones. De esta manera, puedes conseguir un control constante de lo que está pasando en tu empresa y corregir al momento aquello que no esté funcionando correctamente. Todos los datos recogidos, nos aportan una información valiosa para poder tomar decisiones adecuadas y encaminar a tu organización hacia sus objetivos.

Para definir los cuadros de mando, y tomar decisiones correctas apoyadas en datos, te aconsejamos:

· Planifícalo antes de desarrollarlo: Un buen cuadro de mando necesita una planificación. Estudia qué cantidad de información queremos medir y qué gráficos harán que visualices toda la información necesaria para medir la consecución de tus objetivos.

· Contextualiza la información: ¿Cómo saber si un dato es bueno, malo, poco, mucho… si no tenemos con qué contrastarlo? Incluye en tu panel gráficos históricos, rankings, benchmarks… con el objetivo de tener referencias a la hora de evaluar los datos.

· Incluye KPIs optmizados: Piensa en qué aspectos debes preocuparte para que tu negocio avance. Hay que elegir aquellos que aporten valor y tengan sentido para facilitar la toma de decisiones y alcanzar nuestros objetivos marcados.

· Define tus objetivos: Estos objetivos a corto plazo deben tener las siguientes características: específicos, medibles, alcanzables, realistas, y acotados en el tiempo.

· Preserva la integridad de la estrategia corporativa: Para que un cuadro de mando sea efectivo debe preservar en todo momento la integridad de la estrategia corporativa previamente definida, así como tener presente una visión integral y completa del negocio.

· Confía en un consultor de negocio: A la hora de implantar una solución de inteligencia de negocio es imprescindible contar con el acompañamiento de un consultor para implementar los avances tecnológicos con enfoque en los negocios. Sus aportaciones son determinantes para mejorar la productividad y escalabilidad de una empresa.

Cuadros de mando: Informe Financiero

El informe de ratios financieros es el punto de partida de un informe financiero global, pues comparte la misma estructura de datos base: plan de cuentas, histórico de movimientos contables y esquemas de cuentas. Este informe permite analizar comparativas en base a la denominada inteligencia de tiempo, así como analizar por dimensiones, grupo contable producto y grupo contable negocio, etc. También se incorpora un panorama de pérdidas y ganancias cuyo esquema de cuentas puede ser definido por el usuario en su ERP.

Funcionalidades: 

– Análisis multiempresa y en el tiempo.

– Exportación de datos a Excel, PDF, Power Point…

– Histórico de movimientos.

– Segmentación y filtros.

– Gráficos para optimizar el espacio de trabajo.

Cuadros de mando: Informe Comercial Ventas

El informe comercial de ventas está diseñado para garantizar una correcta gestión de las ventas y conseguir con ello un área de ventas eficiente y óptima, un objetivo que comparte toda empresa. De ahí que sea una herramienta esencial para todas la compañías. Los datos tienen como origen un almacén de datos propio, denominado Data WareHouse, el origen del conjunto de datos del informe, y cuenta con tablas transaccionales donde se recoge el detalle de las operaciones comerciales y las tablas dimensionales que nos van a permitir segmentar por datos maestros.

Funcionalidades:

– Análisis multiempresa y en el tiempo.

– Análisis por dimensiones y geográfico.

– Facturación vs presupuesto.

– Análisis de ventas.

– Segmentaciones y filtros por dimensión.

Cuadros de mando: Informe Comercial Compras

El informe comercial de compras está diseñado para garantizar una correcta gestión de las compras y conseguir con ello un área de abastecimiento eficiente y óptima, en tiempo y con el menor coste, un objetivo que comparte toda empresa. Al igual que el de ventas, tiene un almacén de datos propio donde se recoge el detalle de las operaciones comerciales y las tablas dimensionales que nos van a permitir segmentar por datos maestros como clientes, proveedores, productos, cuentas contables, etc.

Funcionalidades:

– Análisis multiempresa y en el tiempo.

– Análisis por dimensiones y geográfico.

– Facturación vs presupuesto.

– Análisis de compras.

– Segmentaciones y filtros por dimensión.

– Análisis de la evolución temporal de compra.

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