Cómo migrar de NAV a Dynamics 365 Business Central

Actualmente, la transformación digital permite que las organizaciones compitan mejor en un entorno económico que cambia constantemente a medida que la tecnología evoluciona. Por lo que la transformación digital es necesaria para cualquier empresa que busque sobrevivir en el futuro.

Entre las herramientas indispensables en cualquier empresa, a la hora de adaptarse a la transformación digital, se encuentran los ERP (Enterprise Resource Planning). Herramienta que aporta a nuestro negocio ahorro, base de datos en todo momento y lugar, colaboración, almacenamiento que deseamos, etc…

En este caso, todo eso nos lo aporta Microsoft Dynamics 365 Business Central, ERP de Microsoft líder del mercado y evolución de Dynamics NAV (Navision).

Evolución de NAV a Business Central

Como sabrás, tanto si cuentas con NAV o no, desde el pasado marzo de 2019, Microsoft ya no comercializa NAV 2018. Por lo que más pronto que tarde tendrás que migrar a Business Central ya que tu software no se actualizará a nuevas versiones.

Y, un ERP no actualizado supone un mayor riesgo de seguridad para la empresa, pues tiene más probabilidad de ser atacada y provocar una pérdida de datos. Además, sin actualizaciones no hay nuevas funcionalidades ni mejoras que faciliten la gestión del negocio.

Business Central se configura como la evolución de Dynamics NAV (Navision), una solución que reúne funcionalidades de ERP y CRM y que se integra de forma nativa e inteligente con Office 365 y las aplicaciones o herramientas para negocios de Microsoft.

¿Qué vas a obtener al migrar a Business Central?

La migración es necesaria y como toda migración sabemos que conlleva cambios en el software y en la metodología de los usuarios, así como un esfuerzo e inversión por parte de la empresa. Sin embargo, este cambio aportará una serie de ventajas que facilitarán la gestión empresarial a todos los usuarios, con un software más visual e intuitivo y menos costoso.

Business Central es una completa solución de negocio que ofrece toda la potencia de Dynamics Nav en la nube. Esta versión incluye todas las funcionalidades de NAV con módulos de finanzas, ventas, servicio al cliente y operaciones, sin embargo, el modo de licencia es distinto. Por un lado tenemos Business Central Cloud (en modo SAS, gestionado por Microsoft) y sólo disponible mediante un pago por suscripción mensual y, por otro, Business Central On-Premise (instalado en los servidores locales de la empresa o un tercero en servidor propio, hosting o AZURE).

Desde el primer momento, con Business Central, obtendrás una gestión empresarial integra, fácil de usar y adaptar, que te ayudará a tomar decisiones más inteligentes. Además, podrás olvidarte de las migraciones para siempre, ya que Business Central se actualiza de forma automática y es capaz de alojarse tanto on-premise, como en la nube.

Al migrar, Business Central ofrece a los usuarios con el BREP activo de su licencia NAV (Mantenimiento Anual de Microsoft) una serie de beneficios, como por ejemplo, obtener 3 usuarios nominales por cada usuario NAV concurrente, mantener el precio protegido de la licencia de Microsoft aunque aumenten los usuarios o puedes ahorrar un 40% en licencias hasta el 30 de junio de 2021.

En relación al tipo de licenciamiento, Business Central lo simplifica ya que la se licencia de forma más «nominal», por nombre de usuario, y hay dos tipos de usuarios: Full users o “usuarios completos” y Additional users o “usuarios adicionales”. Full users son aquellos usuarios cuyo trabajo requiere el uso de funcionalidades de negocio, mientras que los Additional users pueden consumir datos o informes, tareas ligeras completas como la entrada de partes o gastos. Estos usuarios adicionales acceden a un coste reducido a traves de licencia Dynamics 365 Business Central Team Members.

Además, obtienes una serie de ventajas al realizar la migración:

Tener la información siempre actualizada. Microsoft se encarga de las actualizaciones y no interfiere en los desarrollos personalizados.
Pagar solamente por uso y licencia: Business Central ofrece 2 tipos de licencia: Essential y Premium. La licencia que elijas determinará a qué funciones tienes acceso, siendo la Premium la que más capacidades contempla.
Despreocuparte de la seguridad y las copias de datos, ya que dependen totalmente del servicio. Además, las actualizaciones son automáticas.
Formar parte de la suite de Office 365. El ERP se integra totalmente con todas las aplicaciones de Microsoft incluyendo Power Bi, lo que te permite analizar los datos y crear informes en tiempo real.
Acceder a la información en cualquier momento y lugar. Business Central es una solución alojada en la nube que te ofrece la posibilidad de disponer de tu información a golpe de clic.

Por tanto, Business Central presenta una serie de mejoras y funcionalidades frente a NAV. Además, el flujo de mejoras es y será siempre continuo pues Microsoft trabaja para dar las mayores facilidades de gestión empresarial a sus usuarios, cubriendo así sus necesidades.

Consejos para migrar de NAV a Business Central

Lo más importante de la migración de Dynamics NAV a Dynamics Business Central, es hacer que todos los datos lleguen al nuevo sistema de la mejor forma posible. Para ello te daremos varios consejos, explicándote los puntos más importantes a tener en cuenta:

1. Datos que migrar: Lo primero que debes tener en cuenta es qué tablas son las más importantes y cuántos registros de cada una vas a transferir. Si tienes una lista extensa con un gran número de registros o de lo contrario, cuentas con una lista corta con pocos registros.

2. Limpieza: Ya que vamos a llevar a cabo la migración a un nuevo sistema, aprovecharemos para analizar nuestros datos: Si hay muchos duplicados, información desactualizada…También deberás plantearte, con el fin de completar la limpieza, si es mejor eliminar todos estos datos innecesarios cuando todavía están en el sistema antiguo o esperar a que estén en el nuevo sistema.

3. Seguridad: Necesitas determinar el tipo de seguridad del nuevo sistema. Si todo dependerá de un solo equipo (documenta el nombre de este equipo) o si vas a necesitar una matriz de seguridad. Esto te otorgará un mapeo entre la forma en que los datos son propiedad del sistema antiguo y la forma en que lo serán en el nuevo sistema.

4. Campos a transferir: En este momento, debes crear tu documentación de migración, mapeos de datos, etc. Para migrar los datos puede utilizar la herramienta de migración RapidStart Services. Puedes usar archivos de Excel como soporte de datos, o si lo prefieres puedes mover manualmente los datos al introducirlos directamente en la empresa.

5. Para una migración exitosa necesitas un partner: Tratar los datos correctamente es fundamental para que la migración se realice lo más rápido y mejor posible, muchas migraciones se complican y aumentan su coste por una mala gestión de los datos, no dejes que, en un trabajo tan delicado, del que dependen muchos de los documentos de tu empresa, pueda existir algún error que haga que el proceso se demore, o no se complete correctamente.

Por esa razón, nuestra misión es ayudar a las empresas en sus procesos de transformación digital, procesos totalmente necesarios para aumentar tu productividad y alcanzar tus objetivos.

Tecon es Gold Partner en tecnologías Microsoft Dynamics, con años de experiencia desarrollando proyectos para todas las empresas. Deja que te ayudemos y completa tu migración fácilmente y de la mejor manera, porque tus datos son lo más importante para el correcto funcionamiento de tu empresa.

¿Necesitas más información sobre la migración de Dynamic Nav a Dynamics 365 Business Central? ¿Te gustaría conocer más a fondo la nueva herramienta? Visita en nuestra web el apartado específico para Business Central, y no te quedes con la duda.