Cómo organizar horarios y turnos de trabajo

El verano de 2023 está ya al caer, y con su llegada se presenta la oportunidad perfecta para replantearse el organizar los horarios de trabajo. Y es que, pasamos una gran cantidad de horas de nuestra vida en el trabajo, y la distribución temporal de nuestra jornada laboral y horarios tiene un gran impacto en nuestra calidad de vida, estado de ánimo y nivel de productividad. 

Si alguna vez te has sentido abrumado tratando de encajar todas las piezas del rompecabezas de los horarios laborales, este post está especialmente diseñado para ti. Te proporcionaremos consejos prácticos y estrategias efectivas para organizar de manera óptima los horarios y turnos de trabajo, maximizando la eficiencia y minimizando el estrés. 

Es hora de tomar medidas para asegurar que el tiempo de trabajo se distribuya de manera equilibrada y eficiente, permitiendo así que cada miembro de tu equipo alcance su máximo potencial. 

¿Estás listo para optimizar tus horarios y turnos de trabajo? 

Descubre Turnos de Microsoft Teams 

Actualmente, Microsoft Teams incluye la aplicación Turnos para la administración de programación que permite a los usuarios crear y administrar las programaciones de su equipo. Con esta aplicación puedes agregar personas, turnos y tus trabajadores pueden registrarse para desplazarse o informar cuando no están.

Para permitir o impedir que determinados usuarios de su organización utilicen Turnos, asegúrese de que Turnos está activado para su organización en la página Administrar aplicaciones y, a continuación, cree una directiva de permisos de aplicación personalizada y asígnela a esos usuarios

Fuente: Microsoft

¿Cómo crear una programación en turnos?

1. Inicia sesión en Microsoft Teams y, en el iniciador de aplicaciones, haz clic en más aplicaciones > desplazamientos.
2. En el cuadro crear un programa de equipo, selecciona el equipo para el que desea crear la programación y, a continuación, elige crear.
3. Confirme la zona horaria que desea usar para la programación.
4. Agrega personas a la programación.
5. Para agregar turnos a personas específicas o a una ranura de turno abierta, haz doble clic en una ranura vacía situada junto a la persona y la fecha que desees.
6. Cuando haya configurado los turnos, elige compartir con equipo para compartirlo.

¿Cómo ver mis turnos?

1. 1. Haz clic en Más opciones y, a continuación, Turnos.
   2. Se mostrarán sus turnos para la semana actual.
   3. Elige los botones Día o Mes situados encima de la lista de fechas para reducir o expandir la vista.

¿Cómo ver la programación del equipo?

1. Ve a Más opciones en el lado izquierdo de la aplicación y elige Turnos.
2. Puedes cambiar las fechas que se muestran con los botones situados en la parte superior del marco.

Desde allí, puedes seleccionar un turno para ver los detalles, cambiarlo u ofrecerlo a otra persona.

7 consejos para organizar turnos de trabajo

1. Aspectos legales

En primer lugar, revisa el Real Decreto Legislativo 1/1995 que aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de Trabajadores, el Real Decreto Legislativo 1561/1995 sobre jornadas especiales de trabajo y la Ley 31/ 1995 de Prevención de Riesgos Laborales. Entre otras cosas, se establece que los trabajadores no podrán ser obligados a trabajar en turnos de noche más de dos semanas seguidas y se estipula la obligación de promover una organización del tiempo laboral y de los descansos que permita la compatibilidad entre vida laboral y personal.

2. Tu organización

Los turnos de trabajo deben adaptarse estratégicamente a la estructura, al tamaño, a la ubicación y los objetivos de negocio, así como a las características de los departamentos y al número de trabajadores. La naturaleza de los servicios que se ofrecen o el comportamiento de la demanda de tus productos, afecta muy directamente a la jornada laboral de los trabajadores. No obstante, no siempre afecta por igual a todos los departamentos. Una vez conocidos los presupuestos y las tareas a desempeñar, identifica los departamentos afectados para conseguir reducir el impacto en la parte de la organización en la que no es necesario que haya rotación.

3. La salud de tus trabajadores

El trabajo por turnos puede alterar sistemas fisiológicos (alteraciones del sueño, alimentación…). Se aconseja programar rotaciones de los turnos para distribuir de forma equitativa estos horarios entre trabajadores. La opción más recomendada es rotar turnos lentamente, con la finalidad de alterar lo menos posible el sueño natural de los empleados. Hazlo por su salud, por su rendimiento en el puesto de trabajo y para reducir la tasa de accidentes.

4. Su vida personal

Como seres humanos, necesitamos estabilidad emocional. Procura que los trabajadores puedan organizar su tiempo tiempo libre con el tipo de interacción social que cada uno elija: vida familiar, deporte, aficiones… Esta estabilidad repercute en nuestra salud, nos ayuda a manejar las emociones y a ser más flexibles en el entorno laboral.

5. Programa de compensaciones

Se recomienda plantear medidas para compensar los turnos nocturnos y el trabajo en fines de semana y festivos. El desgaste físico y la repercusión a la vida personal del trabajador, requiere una motivación extra para impulsar el rendimiento laboral.

6. Planificación y comunicación

Planifica al detalle y haz revisiones periódicamente. Además, te aconsejamos comunicar la planificación con días de antelación para poder escuchar a tus empleados si tienen algún tipo de incompatibilidad y permitirles organizar su tiempo libre.

7. Utiliza la tecnología

Existen muchas aplicaciones y soluciones en el mercado que pueden ayudarte a planificar, comunicar y hacer un seguimiento de los horarios de tus trabajadores, como por ejemplo la aplicación Turnos de Microsoft Teams.

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