Inteligencia de negocio y recesión: Cómo evitar que la crisis afecte a tu empresa

El parón económico debido a la actual pandemia que estamos viviendo, ha provocado que la mayoría de las empresas, tanto pymes como grandes organizaciones, tengan que afrontar una situación muy compleja agravada por el contexto económico de recesión a nivel mundial.

Durante estos meses, hemos tenido que cambiar nuestros hábitos de trabajo – y personales – radicalmente, acelerando el proceso de digitalización y modernizando los métodos y procesos de trabajo. Hemos incorporado nuevas herramientas, tecnologías y entornos para muchos desconocidos o poco utilizados hasta ahora.

En un reciente artículo, el director de la Unidad de Negocio de Business Applications de Microsoft en España, decía que:

Esta situación actual nos ha adelantado en 2 meses algo que veníamos esperando para dentro de 3 a 5 años, donde las compañías han tenido que agilizar muchas de sus gestiones para poder mantener la interacción con sus empleados y el servicio a los clientes sin perder el negocio y el día a día.

¿Cómo reducir el impacto de la recesión en mi empresa?

El proceso de Digitalización de las empresas es una realidad y el que no lo haga no sobrevivirá mucho tiempo. Muchas empresas o empleados de las compañías tienen miedo al cambio y están muy acomodados en su zona de confort, no es fácil, pero hay que hacer un cambio de mentalidad en las personas que componen la compañía para asegurar la supervivencia.

La analítica de datos y las tecnologías de servicios en la nube son los grandes aliados de la digitalización en PYMES y grandes compañías, tanto B2C como B2B, contribuyendo a optimizar procesos, ganar competitividad, reducir costes, mejorar la comunicación con los empleados, y anticipar las necesidades de nuestros clientes, aportándoles un mayor valor añadido a sus negocios.

Pero, ¿Cómo acometer ese proceso de digitalización?

Mediante la implantación de herramientas de gestión como ERP, CRM, tiendas ecommerce conectadas con sus sistemas de gestión, páginas web…esta digitalización permite a las empresas automatizar procesos, incrementar la productividad y reducir costes de producción.

La implantación de herramientas ERP como Microsoft Dynamics o Business Central es imprescindible para los departamentos de administración, logística, producción, financiero y RRHH. Estas soluciones incluyen módulos que permiten automatizar tareas y procesos administrativos como emisión de remesas, confirming, transferencias, facturas por e-mail…, y procesos financieros como los flujos de tesorería, panorama de liquidez, contabilidad, previsiones…

Para el equipo comercial existen soluciones CRM, como Dynamics 365 de Microsoft. Permite llevar a cabo un seguimiento del departamento comercial y de sus visitas, operaciones y oportunidades con clientes. Esto nos dará un panorama para las previsiones y cierre de operaciones.

Además, debemos incorporar herramientas de productividad, como Office 365, para mejorar la comunicación interna de la compañía. Hemos visto durante el confinamiento como las herramientas de comunicación a distancia en tiempo real han sido las más descargadas, herramientas como Teams, Zoom, Meet… convirtiendo las videollamadas en algo habitual y diario, utilizadas por todos en la vida profesional y personal.

El teletrabajo ha venido para quedarse y que cada vez es más utilizado en todas las compañías, para ello dotar a los empleados con herramientas inteligentes de productividad en la nube, debe ser el objetivo a corto plazo.

Estas herramientas, al alcance de las pymes, ponen en valor un elemento clave para las organizaciones de todos los tamaños en el presente, y que aún lo será más en el futuro: el dato y las herramientas de Inteligencia Artificial y de Negocio que permiten extraer conclusiones para tomar mejores decisiones, impulsar la productividad y reducir los costes operativos. Todos ellos son factores que, ahora más que nunca, marcan la diferencia entre el éxito y el fracaso.

Inteligencia de negocio: “el saber es poder”

Es cierto que las empresas ahora, sí o sí debemos implementar estas tecnologías y familiarizarnos con ellas de manera más o menos rápida en los próximos años, y para el que no lo haga hay malas noticias, perderá ventajas competitivas respecto a sus competidores, tanto en los procesos de producción como de toma de decisiones rápidas sobre sus negocios.

El dato y su análisis toma cada vez más importancia en las organizaciones, poner en valor el dato (información) y para ello las herramientas de Inteligencia Artificial y de Negocio permiten predecir y sacar conclusiones para tomar mejores decisiones, impulsar la productividad y reducir costes operativos.

Las Herramientas de Inteligencia Artificial (IA) analizan y procesan gran cantidad de datos (Big Data) y mediante tecnologías de aprendizaje automático (Machine Learnig) pueden predecir comportamientos y tendencias futuras en las personas o en los mercados basados en los datos o comportamientos históricos y tendencias actuales.

Estas tecnologías las estamos ya viendo en grandes plataformas de compras, multinacionales de productos de moda… que ya saben nuestros hábitos de consumo aprendiendo de datos personales y comportamientos pasados.

En Tecon hemos visto herramientas de Inteligencia Artificial como “WATSON” de IBM y actualmente estamos trabajando en proyectos de Investigación con estas tecnologías.

Pero, es cierto que para PYMES todavía estas herramientas son caras y su inversión es muy costosa dependiendo del retorno que esperas obtener, pero eso no significa que no exista una solución adaptada a sus necesidades y recursos, es ahí donde entra la Inteligencia de Negocio.

Cada vez es más importante que tengamos los datos en tiempo real y desde cualquier sitio, por ello los cuadros de mandos y la Inteligencia de Negocio (BI) es cada día más importante.

PowerBI, la Inteligencia de Negocio al alcance de tu pyme

Los Directores Financieros, Directores Generales y Comerciales, mandos intermedios y todo aquel personal que debe tomar decisiones rápidas en una compañía, debe tener cuadros de mandos (finaciero, comercial, etc.) y herramientas de Inteligencia de Negocio para su día a día en el trabajo. Como Director Financiero de Tecon, la analítica de datos es fundamental tanto para nuestra organización, como para nuestros clientes.

Las empresas que no pueden obtener sus datos reales y fiables en tiempo real o en pocos días, no podrá tomar decisiones rápidas, analizar y anticiparse a los problemas o al comportamiento de sus clientes y competencia.

POWER BI es una herramienta de análisis de datos, la que utilizamos para analizar los datos de nuestra compañía. Obtiene la información de procesos, aplicaciones y tecnologías como los sistemas de gestión empresarial, documentos Excel u otras bases de datos, y los transforma en objetos visuales y gráficas que permiten analizar la compañía desde varias perspectivas (Centros de trabajo, clientes, proveedores, empleados, comerciales, situación geográfica…).

No sólo presenta la información de forma bonita, lo que pretende es presentar los datos convertidos en información de forma rápida, visual y sencilla para entender qué está sucediendo en t empresa y así poder tomar las decisiones correctas de forma eficiente y en tiempo real.

En el análisis de datos de tu negocio y de las tendencias de los mercados está la clave que hará que unas empresas tomen decisiones correctas y otras no. Puede ser la supervivencia de las empresas en los próximos años… ¡O te subes al tren ahora o desapareces!

Pedro López – Director Financiero de Grupo Tecon

Pedro es licenciado en Economía por la UCLM y lleva más de 20 años de experiencia en el departamento financiero. Llegó a Grupo Tecon en 2010 y sus labores se han centrado en la administración, los RRHH – con la implantación de Sistemas de Compensación Total – y la gestión financiera del grupo. Gracias a su labor y visión, la digitalización del departamento financiero es una realidad.