Claves para ser más productivo con Office 365

Ser más productivo con Office 365 es posible. ¿Tienes la licencia pero te limitas a usar sólo el correo electrónico? ¿Aún no trabajas con documentación en la nube ni calendarios compartidos? Te estás perdiendo mucho de esta suite de productividad… y aplicando estos consejos podrás conseguir ahorrar esos «minutos» que te permitirán finalizar todo el trabajo en el horario de tu jornada laboral o, simplemente, vivir más tranquilo cuando vuelvas a casa.

¿Preparad@ para mejorar tu calidad de vida este 2018? ¡Toma nota y actualiza tu lista de propósitos!

Algunos consejos para ser más productivo:

• Dedica tiempo a planificar tu jornada

¿Sabías que se aconseja dedicar entre 20 y 40 minutos a planificar la jornada laboral? Definir el tiempo que dedicarás a cada tarea te permitirá priorizar y poder centrarte exclusivamente en una actividad para avanzar más en ella. Cuando termines la jornada podrás valorar si realmente has cumplido tus objetivos y te sentirás satisfecho. Prioriza las tareas más difíciles al principio de la jornada, ya que tu concentración será mejor y tendrás más energía para afrontarlas. ¡Y no olvides planificar el tiempo para los imprevistos!

Con los calendarios de Office 365 es muy fácil agendar y tener toda la información que necesitas para ejecutar las tareas planificadas desde un único punto, accesible desde cualquier dispositivo: PC, Outlook OWA (app móvil), internet… Además, podrás mostrar tu disponibilidad o tu calendario completo a aquellos compañeros que tú elijas. ¿Quieren algo de ti? Con esta funcionalidad sabrán cuándo tienes un hueco para atenderlos sin necesidad de interrumpirte.

• Ordena tu lugar de trabajo y tu ordenador

Tu espacio de trabajo, muy probablemente, tiene dos caras: una real (tu oficina) y una virtual (tu ordenador). Resulta imposible ser eficiente cuando no encuentras un archivo si tu entorno está desordenado. La gran ventaja de trabajar en un espacio ordenado es agilizar tus tareas. Además, ¿sabes que contar con un entorno ordenado estimula la creatividad?

Ordenar nuestro espacio virtual en la nube es muy sencillo con OneDrive o Sharepoint, tan sencillo como ordenarlos en el tradicional explorador de archivos: carpetas, subcarpetas, títulos… Además, también dispones de un espacio común para toda la organización y la posibilidad de tener carpetas de documentos accesibles por un equipo de trabajo, como si se tratara de un servidor. ¿Y sabes lo mejor? Todos los archivos alojados en la nube, tanto OneDrive como Sharepoint, quedan indexados permitiendo hacer búsquedas por título, dueño o contenido y ahorrar todavía más tiempo desde aplicaciones como Delve.

• Toma algún tiempo para descansar, pero no te pases con las distracciones

Cuando planifiques tu día, deja algunos espacios en blanco para descansar. Tu cuerpo y tu mente te lo agradecerán. Recuerda que descansar no es sinónimo de perder el tiempo. Puedes leer tu periódico preferido durante 15 o 20 minutos, tomar un café al aire libre o tener una charla agradable. No abuses de las pausas y evita interrumpir a otras personas mientras te distraes (recuerda consultar la disponibilidad en el calendario de tus compañeros antes de interrumpirlos).

¿Conoces la red social corporativa Yammer? El uso de esta red social depende de cada organización. Algunos ejemplos para «distraerse» y afianzar las relaciones entre los compañeros: compartir fotos de la cena de Navidad, invitación a una carrera de empresa u otras competiciones deportivas, el éxito de una importante oportunidad comercial, noticias interesantes relacionadas con vuestro sector…

• Reduce tus desplazamientos, incluso en la oficina 

Ya hemos hablado de evitar interrupciones. Pero, ¿cómo qué pasa cuando tenemos que consultar algo rápido a un compañero? Llamamos por teléfono… interrumpiéndolo; mandamos un email… sin saber cuándo podrá llegar al nuestro y respondernos; nos levantamos del sitio y, de nuevo, lo interrumpimos… ¿Por qué no utilizar una herramienta de comunicación instantánea, menos intrusiva?

La solución de comunicación instantánea del entorno Office 365 se llama Skype Empresarial. Podrás utilizar el chat para hacer preguntas rápidas y realizar una sesión de videoconferencia en un par de clics. Además, en la videoconferencia podréis compartir vuestro escritorio, ceder el ratón, compartir archivos, colaborar en tiempo real sobre documentos…

*Microsoft anunció en septiembre de 2017 que Teams reemplazará por completo a la clásica aplicación de Skype for Business. Todavía no se sabe la fecha, pero Teams pasará a ser la herramienta de comunicación instantánea del entorno Office 365, absorbiendo todas sus funcionalidades.

• No pierdas tiempo en reuniones innecesarias

Resolver la ineficiencia en las reuniones -especialmente en las internas- es una tarea pendiente en muchas organizaciones. Invitar a las personas justas consultando su disponibilidad gracias a los calendarios compartidos, convocando reuniones grupales por Skype Empresarial con el ahorro en tiempo y costes que suponen los desplazamientos y utilizando herramientas específicas de presentación como Sway, es posible ser más eficiente. ¿Quieres mejorar con tus reuniones? Puedes leer este artículo: Cómo conseguir reuniones más productivas

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