Cómo planificar la implementación de un software ERP

Actualmente, tanto para pymes como grandes empresas, contar con un ERP se hace más necesario que nunca: no hacerlo supone partir en desventaja. Además, en una economía tan competitiva, conviene reducir costes y esta solución de gestión empresarial contribuye a ello.

ERP son las siglas en inglés de «planificación de recursos empresariales, por lo que ERP puede definirse como una herramienta que ayuda a automatizar y administrar los procesos empresariales de distintas áreas en una organización: finanzas, compras, ventas, recursos humanos…

Por lo tanto, esta es una herramienta indispensable para el correcto funcionamiento de cualquer organización, que ante su crecimiento necesitan una solución que les ayude a optimizar sus procesos sin sentirse desbordados. En resumen, ayuda a las organizaciones a crecer. 

Implantar un software ERP en la empresa puede suponer un estímulo para la productividad y la buena gestión de procesos. Pero si no se plantea bien, la implementación de esta solución puede resultar un proceso traumático conduciendo al fracaso y abandono. 

Para que esto no suceda es necesario plantear y preparar bien su implementación en la empresa desde el principio. ¿Conoces cuáles son los motivos por los que puede fallar la implementación de un ERP? 

Sí la respuesta es negativa no te preocupes porque en el siguiente artículo te contamos los principales errores que no debes cometer y cómo preparar a tu empresa para este proceso. ¡Sigue leyendo! 

Errores que NO se deben cometer al implantar un software ERP

Como hemos comentado anteriormente incorporar un software de gestión empresarial en tu negocio tiene muchas ventajas, pero en la mayoría de las ocasiones escoger el ERP que más se adapta a tus necesidades es un proceso largo a la vez que complicado, para evitar que esto ocurra vamos a informarte sobre los principales errores que no se deben cometer al incorporan un software ERP en tu empresa.

Cuando se va a iniciar un proceso de implantación de un ERP el primer error que se comete es realizar una mala planificación por parte del equipo de gestión que ha decidido llevarlo a cabo. Por ello, es necesario que todas las partes conozcan las necesidades de gestión de la empresa para poder adaptar correctamente el ERP.

Además, es importante conocer en qué áreas se va a implementar debido a que la inversión en un ERP y lo potente que debe ser la plataforma dependerá de las necesidades puntuales de cada negocio.

Mediante el proceso de implementación del ERP, es imprescindible realizar una serie de pruebas para comprobar que la herramienta funciona correctamente, además, es importante evitar tanto por exceso como por defecto las modificaciones.

Tras la implementación del ERP hay que tener en cuenta que no se trata de un proceso que termine de un día para otro por ello se debe crear una estrategia de mantenimiento del ERP que asegure su funcionamiento. Además, es muy importante impartir formación sobre esta herramienta a los trabajadores.

Cómo prepararse para implantar un ERP

Antes de seleccionar una solución ERP e iniciar el proceso de implantación, debes ponerte en manos de profesionales que te asesoren sobre que herramienta ERP resulta más beneficiosa para tu organización, también es de vital importancia comprender cuáles son las necesidades y debilidades de tu empresa, y cómo el sistema de gestión empresarial puede cubrirlas.

Para una correcta implantación de un ERP es necesario tener en cuenta:

• Escoger un ERP flexible, fácil de manejar, con una interfaz sencilla e intuitiva, con capacidad para gestionar tu empresa y con un acceso y una presentación fácil y clara.
• El cambio que supone una nueva herramienta de gestión empresarial: el ERP va a facilitar y optimizar los procesos de tu empresa, pero supone un gran cambio, implementar estás tecnologías va a requerir un esfuerzo por parte de los empleados para comprender su comportamiento.
• Trazar un plan de migración de datos: dependerá del tamaño y volumen de datos que dispongas y sean necesarios trasladar a tu ERP.
• Cómo los empleados van a utilizar el ERP para desempeñar su función: Será necesaria formación para que todas las partes de la empresa sepan utilizar el ERP de forma correcta.
• El tiempo de implantación y de adaptación: La llegada del ERP a tu empresa no va a ser cosa de un día, dependerá del tamaño y del alcance de tu negocio.
• El coste del proyecto: Debes tener en cuenta, que la implantación de un ERP va acompañada de un servicio de consultoría previo, formación, mantenimiento y servicio técnico.

No hay que tratar el proceso de implantación de un ERP como un proyecto menor. Precisa de atención y mucho trabajo previo, para que esta solución se adapte perfectamente a todas las áreas de la empresa. Descubre más sobre este software de gestión empresarial en ERP Dynamics 365 Business Central.

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