Digitaliza la gestión de facturas en tu ERP

¿Cansado de registrar datos manualmente? ¡Ahorra tiempo y olvídate del papel dando el salto a la digitalización de facturas en tu ERP!

Como sabes, la transformación digital y el uso de herramientas y soluciones digitales para la gestión y administración de un negocio y sus procesos comerciales es una realidad para empresas y pymes, independientemente de su tamaño o sector. Permiten centralizar la información, optimizar la gestión, conocer las previsiones y tener un mayor control de lo que sucede en nuestro negocio.

Sin embargo, y a pesar de la digitalización, el gasto de papel para facturas, contratos, albaranes… sigue siendo elevado. Nos cuesta separarnos del elemento tradicional que supone el papel, al que estamos acostumbrados, incluso en ocasiones en las que ralentiza nuestro trabajo y perjudica la productividad.

Se generan miles de documentos cada minuto, entre correos electrónicos, cartas, citas, pedidos, contratos, convenios, certificados, facturas de proveedores… Algunos de ellos en versión digital, pero la gran mayoría en papel.

Disponer toda la información de tus documentos más importantes en tu herramienta de gestión empresarial o ERP te permite ahorrar tiempo y optimizar tus procesos. Sin embargo, el esfuerzo que supone volcar todos esos documentos a una versión digital puede ser tedioso e interminable.

Beneficios de la digitalización facturas y otros documentos en tu ERP

Existen una multitud de factores que te pueden llevar a la digitalización de facturas y otros documentos. Además del ahorro de espacio, la razón fundamental sería poder disponer de la información de forma mucho más rápida: encontrar todos tus documentos relevantes en versión digital con sólo teclear un par de palabras supone un gran ahorro de tiempo. Esto puede mejorar la eficiencia de su empresa.

Incorporando una solución de digitalización de documentos podrás obtener lo siguiente:

• Aumento de la productividad: Escanea y digitaliza documentos que tengas en formato físico y recíbelos directamente en formato PDF o XML. Además, los archivos PDF o XML pueden descargarse automáticamente desde direcciones de correo electrónico predefinidas.
• Flujo de trabajo automatizado: Captura las líneas en una factura de compra o abono y envíalas a las líneas de compra de tu ERP. Independientemente de la información que necesites capturar en cualquier documento o del tipo de documento de que se trate, podrás realizar todas las gestiones necesarias desde el mismo lugar en el ERP, facilitando así sus procesos de trabajo.
• Conciliación de pedidos: Si trabajas con pedidos de compra, pedidos de devolución o albaranes, podrás conciliar los documentos automáticamente.  Casa los documentos de compra entrantes, tales como facturas de compra o abonos, con otros documentos relacionados, por ejemplo, pedidos de compra, pedidos de devolución o albaranes.
• Ahorro de costes: frente a los gastos de impresión, envío y almacenamiento de los documentos físicos.
• Oficial y homologado: las facturas digitalizadas con un software homologado por la AEAT son oficiales por lo que no es necesario guardar el original.

Document Capture: digitalización de facturas en Business Central

Document Capture, herramienta de gestión documental de Continia, es una solución que permite el escaneo y digitalización de facturas y otros documentos directamente desde Microsoft Dynamics NAV/Business Central. Ofrece un registro automático de documentos, reconocimiento con lector OCR, un avanzado flujo de aprobaciones y un archivo digital con búsqueda de texto completo.

Los archivos PDF se descargan automáticamente desde direcciones de correo electrónico predefinidas (flujos de automatización) y se procesan utilizando tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres que permite transformar la imagen de la página en texto), sin participación del usuario. Los documentos en papel se escanean con un escáner de escritorio o de red y siguen el mismo flujo que los archivos PDF.

Toda la información relevante sobre documentos se transfiere automáticamente a los campos correspondientes en Microsoft Dynamics NAV/BC, lo que hace que registrar documentos entrantes sea rápido y eficiente.

De la misma manera, optimiza el procesamiento y la gestión de facturas de compra con una amplia gama de nuevas características tales como la detección automatizada de proveedores, la visión general de los documentos, el registro de entradas y mucho más.

Usando 3 vías de asociación, las facturas pueden ser vinculadas automáticamente con los pedidos de compra o albaranes existentes, así como aprobadas y contabilizadas si las cantidades se hallan dentro de los umbrales predefinidos.

Además, Document Capture está homologado por la Agencia Tributaria Española. Los documentos digitalizados con esta herramienta son Oficiales, por lo que no hay necesidad de guardar los originales, ahorrando así espacio y el gasto físico de almacenamiento.

Con esta solución de escaneo de documentos ahorrarás tiempo y dinero gracias a la digitalización automática de todas tus facturas. No te preocupes por el tiempo de implantación, podrás empezar a utilizar tu Document Capture en menos de una semana.

Si estás pensando en implantar la herramienta de Document Capture en tu negocio, escríbenos a comunicacion@tecon.es o llámanos al 967 50 50 24. ¡Te esperamos!