El registro de la jornada laboral es obligatorio para las empresas (fichaje obligatorio)

Desde el 12 de mayo de 2019 las empresas y organizaciones deben llevar un control horario de sus trabajadores. Esto ha hecho que hayan surgido miles de dudas tanto a empresarios como a trabajadores, pero desde Tecon las resolvemos.

El objetivo de esta ley, que también incluye medidas urgentes de protección social y lucha contra la precariedad laboral, es garantizar que no se superan los límites horarios establecidos y los tiempos de descanso. Una ley que no busca el control de los empleados, sino proteger los derechos de los trabajadores y conseguir un mercado laboral óptimo y justo para todas las partes.

Dadas las circunstancias actuales y las precauciones y medidas de prevención contra el COVID-19, los dispositivos de fichaje (control de presencia) físicos son un peligro para la salud de los empleados. Existen dispositivos que permiten llevar el registro de presencia de trabajadores sin contacto físico, mediante el reconocimiento facial, incluso si llevan mascarilla.

¿Cómo adapto mi empresa al registro de la jornada laboral?

Esta ley obliga a las empresas a garantizar el registro diario de la jornada, independientemente de si esta es completa o parcial, o de si corresponde a horas ordinarias o extras. Las empresas que no cumplan con esta obligación se enfrentan a sanciones con multas de 626 a 6250 euros.

Llevar este registro puede convertirse en una tarea bastante tediosa para las organizaciones, sobre todo si tenemos en cuenta que muchos trabajadores cuentan con jornadas laborares flexibles, trabajan desde casa, etc. Además, hay que tener en cuenta que el registro de la jornada laboral también debe especificar las vacaciones, así como todas las altas y bajas de personal que se realicen en la empresa.

Además, este registro deberá ser custodiado durante 4 años por parte de la empresa (puede ser solicitado durante una Inspección de Trabajo), por lo que la opción de acumularlo en grandes cantidades de papel se vuelve inviable y toma fuerza la posibilidad de organizar y documentar todo el registro en formato digital.

Por otro lado, este Real Decreto-Ley 8/2019 también incluye otras medidas que pretenden fomentar el empleo indefinido dentro de las organizaciones, por ejemplo, mediante la bonificación a la contratación indefinida de desempleados de larga duración o a través la conversión de contratos eventuales de trabajadores agrarios en contratos indefinidos o contratos fijos-discontinuos.

Soluciones para el fichaje/registro de la jornada laboral

Como consecuencia de esta ley de obligado cumplimiento, y ante el incremento de las inspecciones de trabajo para constatar que el registro se realiza de forma correcta, la presión recae sobre todas las empresas, pues el proceso de decisión e implantación del sistema de fichaje se convierte en una tarea extra. Sin embargo, con la tecnología es económico y fácil de implantar. Además, realizar un control horario de los trabajadores cuenta con una serie de ventajas para la empresa: optimizar el trabajo de RRHH, reducir costes, aumentar la productividad de los trabajadores, facilitar la generación de informes en caso de Inspección de trabajo, etc.

En el mercado existen diversas soluciones de control de presencia para las empresas, y en Tecon Soluciones Informáticas contamos con un Módulo de Gestión de Presencia, que se adapta a las necesidades de cada negocio a la hora de gestionar el registro de la jornada laboral. Este módulo está desarrollado en Microsoft Business Central, y tanto si ya trabajas con esta plataforma, como si no, puedes implementarlo fácilmente en tu negocio.

Tan sólo necesitas una única licencia de Business Central para registrar el fichaje de todos los empleados de tu empresa. Con el Módulo de Gestión de Presencia podrás digitalizar el fichaje de todos los trabajadores, para ahorrar tiempo y espacio, y tener siempre disponible el registro de la jornada laboral. Este software permite:

• Definir los recursos que se van a registrar en la organización.

• Establecer un alta de calendarios laborales y turnos con horario por día de la semana.

• Asignar un calendario de trabajo y turno a cada recurso.

• Definir los motivos de ausencia del trabajador.

• Registrar los días de vacaciones y las bajas de los recursos.

• Crear de forma automática la capacidad de los recursos.

• Crear informes y panoramas de consultas de presencia por recurso/fecha y fecha/recurso.

• Generar etiquetas estándar de fichaje con lector de código de barras.

Dispositivos de fichaje/control de presencia por reconocimiento facial

Toda la información queda registrada en una base de datos y tus empleados únicamente tendrán que preocuparse por fichar: ya sea a través de una app móvil (ideal para aquellos empleados que trabajan fuera de la oficina o desde casa, permite recoger datos de geolocalización en cada fichaje) o de un dispositivo electrónico de control de presencia.

*Dada la situación actual y teniendo en cuenta las precauciones sanitarias, ya no se pueden utilizar dispositivos de fichaje por huella dactilar o contraseña, pues requieren colocar el dedo en el dispositivo, poniendo en juego la salud de los empleados. Para evitar posibles contagios, existen dispositivos que permiten fichar sin contacto físico.

Estos dispositivos, como el de la imagen, se conectan con la en Módulo de Control de Presencia y permiten a los empleados fichar las entradas y salidas del trabajo mediante reconocimiento facial. Los usuarios se colocan entre a 30 cm y 2 metros de distancia del dispositivo, que se puede colocar en un pedestal, en la pared, en un torno o en una puerta de acceso (no sólo fichando, sino también abriendo la puerta por reconocimiento facial), y este es capaz de identificarles, enviando la información al módulo.

A continuación te dejamos un vídeo en el que puedes ver las funcionalidades de este tipo de herramientas, que no sólo permiten fichar por reconocimiento facial, sino que también cuentan con medición de temperatura y detección de mascarilla.

Puedes obtener más información sobre el Real Decreto 8/2019 en el siguiente enlace-> https://www.boe.es/boe/dias/2019/03/12/pdfs/BOE-A-2019-3481.pdf

¿Tu empresa no dispone de un sistema de registro de la jornada laboral adaptado a la situación actual? ¿Quieres más info sobre nuestra app o sobre los dispositivos de reconocimiento facial? Contacta con nosotros a través del número de teléfono 967 505 024 o enviando un email a comunicacion@tecon.es y te ayudaremos a implantar el Módulo de Gestión de Presencia.