Excel o CRM: ¿Cuál es la mejor herramienta para gestionar tu cartera de clientes?

¿Excel o CRM? ¿Cuál es mejor para gestionar los datos de tus clientes? Estas son algunas de las preguntas que se hacen muchas organizaciones cuando están empezando a planificar y organizar toda su actividad comercial.

De lo que no son conscientes, es que utilizar Excel para dicha función es un grave error ya que solo es una herramienta diseñada para realizar tareas específicas con datos numéricos y, organizar tareas de administración o contabilidad.

Además, si con el tiempo tu negocio empieza a crecer, te darás cuenta de que Excel no es suficiente y que necesitarás una herramienta más escalable para llevar un seguimiento más detallado de tu cartera de clientes.

Por lo tanto, si quieres mejorar la relación con tus clientes, conocer en todo momento las oportunidades de crecimiento de ventas de un cliente específico o, tener toda la información actualizada en cualquier momento y lugar, necesitas implantar en tu negocio un CRM como Dynamics 365 Sales de Microsoft.

¿Sigues teniendo dudas? A continuación, te mostramos una comparación de ambas herramientas para responder a todas tus preguntas.

¿Por qué no debes utilizar Excel como CRM?

Es cierto que Excel es probablemente una de las herramientas más utilizadas por la empresas para crear y manejar hojas de cálculo.

Sin embargo, Excel tiene sus límites y, no es de extrañar que se le llame “la peor herramienta de CRM del mundo” porque no ha sido diseñada para tal fin. Estas son algunas de sus desventajas:

• Es difícil compartir datos y trabajar simultáneamente.
• No tiene capacidades de segmentar tan eficazmente como el CRM Dynamics 365 Sales.
• Se pierde mucho tiempo ingresando, revisando, analizando e informando sobre los datos de la hoja de cálculo.
• Excel no envía correos electrónicos de forma automática.
• La información de informes es limitada.
• No es una herramienta escalable.
• Riesgo de pérdida de datos.

Por lo tanto, aunque las hojas de cálculo pueden ser útiles para ciertas tareas empresariales, no tiene el poder del software CRM Dynamics 365 Sales dedicado a la gestión de relaciones con los clientes.

Excel o CRM: Comparación entre ambas herramientas

1. Mejor gestión de clientes potenciales

El uso de Excel para este propósito puede volverse bastante frustrante rápidamente, ya que las hojas de cálculo no están diseñadas para mostrar una gran cantidad de datos de una sola vez. Pueden almacenar físicamente mucha información, sin embargo, tendrás que desplazarte para verla. Además, no es la experiencia más positiva para el usuario tratar de capturar notas detalladas en una hoja de cálculo.

Por el contrario, un CRM está diseñado teniendo en cuenta la gestión de clientes potenciales y, por lo tanto, ofrece una experiencia de usuario mucho mejor. Tiene la capacidad de almacenar información detallada sobre clientes potenciales y clientes, desde su nombre y correo electrónico, su etapa de calificación, productos/servicios en los que están interesados, comunicaciones y más.

2. Colaboración y acceso a datos mejorados

Las organizaciones que usan hojas de cálculo comprenderán lo complicadas que pueden ser las cosas cuando se comparten hojas de cálculo, varias personas trabajan en diferentes versiones y los cambios no se rastrean ni actualizan en tiempo real. Además, las hojas de cálculo no son conocidas por ser demasiado aptas para dispositivos móviles, lo cual es un problema para los usuarios que necesitan acceso sobre la marcha.

Un CRM centraliza toda la información y supera los desafíos anteriores. Los usuarios pueden ver los registros al mismo tiempo, los cambios realizados por un usuario son accesibles instantáneamente para otros y se puede acceder a la información desde cualquier dispositivo, lo que es una experiencia de usuario positiva.

3. Integraciones

Como parte de la suite Microsoft Office, Excel está diseñado para funcionar bien con otros productos como Word o PowerPoint. Sin embargo, cuando se trata de transferir información entre otros programas y sistemas empresariales, las hojas de cálculo son restrictivas. Esto puede ser un verdadero desafío para las empresas que necesitan obtener información de otros sistemas.

Con una solución CRM, puedes integrar fácilmente otras aplicaciones, lo que permite que los datos fluyan entre ellos, sin intervención manual. Además de esto, la integración del correo electrónico es una característica importante dentro de la mayoría de los sistemas de CRM y permite a los usuarios rastrear y ver los correos electrónicos de los clientes dentro del CRM. Esto le da tu equipo una transparencia total de toda la correspondencia, para que pueda ver qué se ha seguido y qué se ha dicho.

4. Seguridad de datos mejorada

Con las hojas de cálculo de Excel hay poca seguridad sobre qué se puede compartir y quién tiene acceso a qué información, lo que representa un riesgo de seguridad significativo. Además, si un empelado guarda archivos en su computadora personal y luego deja su organización, es posible que continúe accediendo a los datos de la empresa, a menos que recuerdes cambiar la contraseña a todas las hojas de cálculo.

El uso de un sistema CRM proporciona una seguridad mejorada en torno a sus datos, utilizando credenciales seguras para iniciar sesión en el sistema. Los permisos de seguridad también se pueden establecer en tono a elementos particulares, otorgando acceso solo a aquellos usuarios que lo requieran. Por lo tanto, cuando un usuario deje la empresa, simplemente desactivas su cuenta y tienes la confianza de que tus datos están seguros.

5. Informes mejorados

Las hojas de cálculo de Excel pueden producir varios gráficos, tablas e informes. Sin embargo, estos suelen ser de alto nivel. A menos que comprendas los comandos y fórmulas para extraer y evaluar sus datos, puede ser difícil obtener información valiosa. Además de esto, Excel carece de precisión en tiempo real, por lo que cualquier información nueva deberá actualizarse manualmente para completar un informe preciso. Esto hace que se tarde mucho más tiempo, y que cuando se completa, los datos están desactualizados.

La mayoría de los sistemas de CRM tienen paneles integrados y capacidades de generación de informes, lo que le permitirá interrogar sus datos en tiempo real. Además, Dynamics 365 Sales se puede integrar con Power BI, que le permite visualizar grandes cantidades de información en paneles y gráficos fáciles de leer, y profundizar más para obtener información valiosa.

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