Gestión de interrupciones

¿Afectan las interrupciones a tu trabajo?, ¿sabes cómo gestionarlas?

Las interrupciones son el principal problema con el que nos encontramos los trabajadores a la hora de realizar nuestro trabajo de forma eficiente. Ocupan alrededor de una cuarta parte de la jornada laboral distrayéndonos de nuestras prioridades, alterando nuestra concentración y afectando a nuestra productividad.

Saber identificar las interrupciones es el primer paso hacia una gestión más eficiente de nuestro tiempo. Existen dos tipos de interrupciones: las internas y las externas.

Las primeras son aquellas interrupciones que sólo dependen de nosotros mismos. Nuestros pensamientos o acordarnos repentinamente de algo que teníamos que hacer, son ejemplos de interrupciones internas.

Las interrupciones externas son aquellas que vienen del entorno que nos rodea, ya sea un compañero que se acerca a hablar con nosotros, una llamada telefónica o la notificación de un nuevo email.

Cómo evitar interrupciones en la jornada laboral

Existen diversas prácticas o métodos que nos pueden ayudar con las interrupciones, tanto internas como externas, que ralentizan nuestra jornada de trabajo. Aislarnos acústicamente con unos cascos, trabajar desde casa, regular el tiempo de las conversaciones y de las reuniones, evitar desplazarse y utilizar el chat, fijar periodos de preguntas o marcar horarios para comprobar el correo y el móvil son prácticas beneficiosas para nuestra productividad.

Además, la metodología de productividad personal GDT –Get Things Done– plantea que para desarrollar bien nuestro trabajo sin interrupciones, debemos liberar nuestra mente de las tareas pendientes guardándolas en un lugar específico. De esta forma, no necesitamos recordar constantemente qué tenemos que hacer y podemos centrarnos en lo que nos ocupa.

Su creador, David Allen, afirma que nuestra memoria no es eficiente, por lo que debemos recurrir a un sistema organizativo externo a nuestra memoria en el que podamos confiar y que nos permita recordar las cosas que tenemos que recordar en el momento oportuno.

Con este método, nuestra mente está tranquila y puede trabajar en aquellas tareas que son importantes en el momento, sin tener que preocuparse por el resto de acciones que tenemos que llevar a cabo, ya que están debidamente apuntadas.

Ventajas de gestión de interrupciones y cómo reducir su impacto

Aprender a gestionar nuestras interrupciones de forma eficiente no sólo nos ayuda a mejorar nuestra productividad, también nos ayuda a diferenciar entre las interrupciones que son importantes que deben ser atendidas en el momento (deberían ser las mínimas) y las interrupciones que debemos apuntar y dejar para más tarde.

Siempre van a existir interrupciones, pero saber gestionarlas reduce su impacto y nos ayuda a optimizar nuestro tiempo y nuestro trabajo. Además, es importante ayudarte de las herramientas y aplicaciones que utilizas en tu día a día para minimizar las interrupciones y el tiempo que dedicas en ellas.

Si cuentas con un entorno Office 365, la gestión de interrupciones se simplifica con la ayuda de sus herramientas. Puedes utilizar OneNote para apuntar las tareas pendientes o aplazadas, Skype para comunicarte con su chat o llevar a cabo reuniones por videoconferencia desde tu escritorio, Planner para organizar tus tareas, Teams para crear equipos de trabajo con chats grupales, SharePoint para compartir documentos de forma rápida y sencilla, etc.

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