Gestión de tickets y gastos de viaje en tu ERP

¿Pierdes demasiado tiempo cada mes preparando los informes de gastos de tu empresa y organizando un sinfín de tickets en papel? En casi todos los negocios se hacen viajes de empresa. Esto conlleva una serie de gastos que deben imputarse aportando tickets, comprobantes… para que el departamento de administración pueda gestionar los gastos e introducir todos los datos y documentos de forma manual en el sistema de gestión empresarial o ERP.

Pero, ¿sabías que ahora puedes ahorrarte todo ese trámite gracias al uso de herramientas digitales para gestionar y administrar gastos en tu ERP? Sí, si…como lees. Estas herramientas permiten llevar un control de toda la contabilidad y comprobantes generados a la hora de realizar un viaje de negocios, y, por lo tanto, poder tener un seguimiento más controlado y centralizado de todos los gastos imputados durante los viajes de empresa.

Además, según datos del diario Expansión, el descontrol en los gastos variables puede suponer a las pymes una pérdida de hasta 1.000 millones de euros en IVA deducible. Por ello, disponer de todos los gastos de tu empresa a golpe de clic en tu herramienta de gestión empresarial te permite optimizar recursos, ahorrar en costes, aumentar la productividad y…¡Contribuir a la mejora del medio ambiente salvando árboles! 🙂

Beneficios de las herramientas de gestión de tickets y gastos

Son muchos los factores que te pueden llevar a digitalizar todos los gastos de tu empresa, como, por ejemplo, la dificultad de tener al momento todos los comprobantes físicos después de haber realizado un viaje de trabajo o debido al tiempo que conlleva registrarlos uno a uno en la contabilidad de la empresa. Además del tiempo que ahorras, la razón fundamental sería disponer de toda la información de forma rápida y centralizada.

Las principales ventajas de contar con una herramienta de gestión de tickets y gastos para los viajes son:

Integración con tu ERP: Se integra con tu herramienta de gestión de negocio para disponer de toda la información de gastos y recibos de viajes dentro de tu ERP.
Gestión de todos los tickets desde tu propio móvil: Haz fotos a todos los tickets, almacénalos en la herramienta y olvídate de tener que cargar con ellos.
Integración con el banco: Descarga automáticamente las transacciones bancarias vinculadas a los recibos y los vincula dentro de tu ERP.
Automatización de los procesos: Evita al departamento de compras o financiero las tediosas labores de tener que introducir toda la información de forma manual en tu ERP.
Prevención de problemas legales: Guarda todas las facturas digitalizadas, manteniendo la seguridad y accesibilidad en caso de inspección. En España, la ley obliga a conservar facturas o cierto tipo de documentos al menos durante 4 años.
Validez de todos los documentos dentro de España: Evita viajes o papeles innecesarios a las oficinas de la Administración Tributaria ya que está certificada por el organismo púbico y todos los tickets, gastos de viaje, etc que subas a la herramienta tendrán validez.

Continia Expense Management: registro de gastos en Business Central

Expense Management es una solución de gestión de gastos que se integra fácilmente con tu ERP para automatizar toda la información sobre los pagos y facturas realizados durante los viajes. Esta herramienta de gestión empresarial, también cuenta con un portal de aprobaciones para los gastos y con un archivo de todos los tickets y facturas, para poder consultarlos en caso de inspección.

Además, gracias a su aplicación para Iphone, Android y Windows, expense App, de descarga gratuita, los empleados pueden informar de sus gastos sobre la marcha en tan solo unos pasos: hacer una foto del ticket o factura, rellenar un formulario rápido y enviarlo directamente a Microsoft Dynamics NAV o Business Central. Una vez que envías el informe de gastos, todos los recibos digitales quedan visibles en Business Central. Pasa de forma similar con el proceso de registro de kilometraje.

En relación a los gastos de los empleados realizados con tarjeta de crédito, Continia Expense Management, permite importarlos directamente en Microsoft Dyanmics Business Central, y vincularlos directamente con un recibo registrado. También, permite tener una visión completa de los gastos para la empresa en tiempo real ya que recopila diariamente las actividades del empleado que se encuentra de viaje.

De la misma manera, los gastos pueden aprobarse directamente en NAV/ BC o en línea mediante un navegador web, permitiendo a todos los miembros de la organización acceder al proceso de aprobación de gastos. Además, Continia Expense Management, es una solución certificada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Esto significa que todas los documentos digitalizados con Expense Management, tienen validez en todo el territorio español.

Esta solución está homologada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria según lo dispuesto en el artículo 8 de la Resolución de 24 de octubre de 2007 y siguiendo el procedimiento contemplado en el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007 de 10 de abril de 2007.

Si necesitas más información o quieres implantar esta solución en tu organización, no dudes en ponerte en contacto con nosotros enviando un correo a comunicacion@tecon.es o llamando al 967 50 50 24. ¡Queremos ayudarte!