Funciones y trucos de Microsoft TO-DO, productividad en tu día a día

¿Te gustaría tener una aplicación que te ayude a recordar todo lo que tienes que hacer, desde lo más simple hasta lo más complejo? ¿Te imaginas poder sincronizar tus tareas con otras aplicaciones de Microsoft y así optimizar tu tiempo y tu productividad? Si la respuesta es sí, entonces necesitas conocer Microsoft TO-DO, la herramienta que te permite crear listas personalizadas, establecer recordatorios, asignar prioridades y mucho más.

En este post, te vamos a mostrar algunas funciones y trucos de TO-DO que quizás no conocías y que te van a sorprender. Con ellos, podrás sacarle el máximo partido a esta aplicación y convertirla en tu mejor aliada para organizar tu vida personal y profesional. ¿Estás listo para descubrirlos? Entonces sigue leyendo y toma nota.

Funciones y trucos de Microsoft TO-DO para sacarle el máximo partido

1. Tareas y pasos en las tareas

El primer paso y fundamental si nunca has usado esta aplicación es el de crear tareas. Estas podrás crearlas tanto desde la sección de ‘Tareas’ como en diferentes listas, simplemente clicando en el apartado ‘Agregar una tarea’. Además, en cada tarea se puede añadir dentro de ella una subtarea. 

Estas subtareas se llaman pasos, y sirven para dividir las tareas en el caso de que fuera necesario. Cuando estas se crean, se pueden ir marcando una vez realizadas y completadas, para así terminar la tarea principal. 

2. Vencimiento, avisos y repeticiones 

Una vez realizado el paso de crear nuestras tareas, llega el momento de realizarlas. Para ello existen varias herramientas para poder terminar de organizarlas y poder ejecutarlas mejor. Una de ellas, y muy importante, es la de añadirle una fecha de vencimiento, para saber cuándo debes o quieres haber terminado esa tarea. 

Además, puedes añadir avisos a estas tareas, y TO-DO te avisará de esa tarea pendiente que todavía tienes que realizar, aunque no haya llegado la fecha límite de vencimiento. También existe otra función, la de ‘Repetir’. Con ella puedes decidir cuándo quieres volver a realizar cierta tarea y así que automáticamente se actualice y sea recurrente. 

3. Agregar archivos a tus tareas

Esta función te ayuda a poder tener dentro de la tarea los documentos necesarios que necesitas para poder realizarla. Estos archivos puedes agregarlos desde tu PC o móvil sin ningún problema. Es muy útil también si es una tarea colaborativa, ya que puedes ayudar a quien la vaya a hacer o te pueden ayudar a ti adjuntando documentación complementaria. 

4. Planifica tu día con antelación

Dentro de la aplicación podrás encontrar un apartado llamado ‘Mi Día’. En él podrás añadir de forma manual las cosas que quieres realizar cada día para tenerlas siempre a mano. La idea principal de este apartado es para que nada más iniciar tu día te planifiques. Para ello TO-DO te va a sugerir tareas, dependiendo de parámetros como por ejemplo la fecha de vencimiento.  

El problema es que no siempre nos acordaremos de organizar nuestro día, pero para ello hay una solución. En la aplicación móvil de Microsoft TO-DO puedes configurar un recordatorio que te avise a primera hora, o a la hora que tú establezcas, para organizar tu día. Es tan sencillo como entrar en la configuración de la aplicación, entrar en la opción de ‘Planear los avisos del día’ dentro de la sección de ‘Notificaciones’. Una vez allí, podrás activar todos los avisos que quieras, con la hora y los días que tú quieras establecer. 

5. Modo oscuro en la aplicación móvil y la de Windows

Ya que hemos mencionado en el anterior truco la aplicación móvil, es destacable que en ella se puede configurar el modo oscuro, tanto activándolo a mano como sincronizándolo con el tema general de tu móvil. Si quieres cambiarlo, tienes que entrar en la opción ‘Tema’ del apartado ‘General’ de la configuración de la aplicación. 

El modo oscuro también está disponible en la aplicación de ordenador para Windows 10, que puedes descargarte desde la tienda de aplicaciones. Al igual que en la aplicación móvil, son los mismos pasos para poder configurar el tema que quieras utilizar. 

6. Exprime al máximo las listas

Microsoft TO-DO también permite crear diferentes listas, las cuales están formadas por varias tareas que pueden vencer en el mismo día o no tiene porqué, sino por ejemplo formar parte de un mismo proyecto. Se pueden crear tantas listas como necesites.  

Un consejo para tener en cuenta es que, si se van a crear varias listas, es recomendable asignarle a cada una un código de color diferente, para así poder distinguirlas con mayor facilidad. Para ponerle un color a cada lista creada tan solo hay que hacer clic sobre la lista deseada, aparecerá un menú emergente en el que elegiremos la opción de ‘Cambiar tema’. Al asignarle un color se puede asignar a todos sus elementos, tanto tareas como subtareas, algo que es también muy beneficioso ya que, si luego coinciden las tareas de diferentes listas en la sección de ‘Mi Día’, se podrán distinguir por sus colores. 

7. Ve a TO-DO desde Outlook o Calendar y viceversa

Al ser parte de las herramientas de Microsoft tiene la facilidad de poder moverse entre ellas, por lo que podrás acceder desde el calendario de Microsoft, Outlook, etc. Además, también podrás realizar estos cambios de herramienta desde TO-DO al resto de aplicaciones que ofrece Microsoft, utilizando los accesos directos que tiene abajo a la izquierda. 

8. Envía correos desde Outlook a TO-DO

Otra ventaja que ofrece esta vinculación de herramientas es que puedes guardar cualquier correo de Outlook directamente en TO-DO, desde la propia web o aplicación de Outlook.  

Para poder hacer esto, es tan sencillo como que entres dentro del correo que quieras enviar a TO-DO desde Outlook. Una vez dentro de este, en el menú que aparece en la parte superior, haz clic en ‘Marcar’ que aparece con el icono de la bandera. Este correo y todos los marcados automáticamente aparecerán dentro de la aplicación TO-DO en la sección llamada ‘Correo electrónico marcado’. 

9. Las categorías se crean y editan en Outlook

Pese a las grandes ventajas entre herramientas y que están muy vinculadas unas con otras, también hay ciertos aspectos negativos. En esta ocasión, aunque TO-DO comparte mismo sistema de categorías con Outlook, estas no pueden ser editadas de forma local, por lo que toca ir al cliente de correo electrónico para poder editarlas o si tienes que crear una nueva categoría. 

Para poder cambiarlas entras en la configuración de Outlook. Una vez dentro, entra en la sección de ‘Categorías’, y dentro de ella en el apartado ‘General’. Podrás usar cualquier categoría de las que vienen creadas por defecto, o bien podrás crear otras nuevas dándoles el nombre y color que quieras. 

10. TO-DO tiene un sistema de hashtags

Existe otra opción si sientes que es demasiado lioso el uso de categorías, y es el uso de hashtags que la herramienta ha heredado de la antigua aplicación Wunderlist. Es tan sencillo como dentro de la descripción de las tareas escribir el hashtag igual que lo harías en Twitter. 

De esta manera, luego podrás buscar el hashtag o pulsar sobre él, y de una manera fácil y sencilla saber todas las tareas que tienen este hashtag. Esta opción se puede realizar tanto en la aplicación móvil como en la versión web. 

12. Utiliza las listas compartidas

En las ya mencionadas listas existe la opción de las llamadas listas colaborativas. Estas pueden ser muy útiles desde tareas laborales con compañeros de trabajo hasta para tareas más personales o familiares. En ellas puedes invitar a cualquier persona para que se una, creando un enlace que podrás enviar a quien quieras. 

Es muy sencillo crear ese enlace, solo tienes que entrar en la lista y pulsar en la opción de ‘Compartir’. Aquí podrás gestionar el enlace, que luego debes compartir con otras personas. También tienes la opción de activar una opción llamada ‘Limitar el acceso a los miembros actuales’, la cual desactiva el enlace que hayas creado para que así nadie más pueda unirse a esa lista sin que tú no quieras. 

13. Arrastra y suelta elementos, en móvil y PC

Otra de las opciones es el gesto drag-and-drop, que es el que arrastras elementos de una ventana a otra sin problemas. Por ejemplo, si seleccionas un texto podrás arrastrarlos a TO-DO y crear una tarea con él. Puedes importar fácilmente cualquier tarea que tengas que realizar que te hayan dicho en otra aplicación, y es compatible esta acción con cualquier web y para cualquier contexto. 

Para poder realizar esta acción en tu móvil vas a necesitar utilizar el modo de pantalla dividida, sino no podrás arrastrar el texto requerido a la aplicación de Microsoft TO-DO. En el PC es más sencillo, solo tienes que tener dos ventanas abiertas a la vez para poder arrastrar un texto a la aplicación. 

15. Crea nuevas tareas desde el icono de la aplicación

Volviendo a la aplicación móvil, en ella tienes la opción de crear una nueva tarea sin necesidad de entrar en la aplicación. Esta opción es muy útil para esos momentos en los que estás demasiado ocupado y así poder ahorrarte algo de tiempo.  

Si mantienes el dedo pulsado sobre el icono de la aplicación te aparecerá un menú emergente, en el pulsarás la opción de ‘Agregar nueva tarea’. No entrarás en la aplicación, sino que te aparecerá inmediatamente una ventana en la pantalla inferior en las que podrás rellenar los datos de la nueva tarea y agregarla. 

16. Utiliza los gestos de la aplicación móvil

Dentro de la aplicación de móvil de Microsoft TO-DO encontramos también otros gestos que nos ayudan a agilizar y ahorrar tiempo. Estos son tan sencillos como deslizar una tarea o bien a la derecha o bien a la izquierda para activar cualquiera de estas dos funciones: 

• Deslizando hacia la izquierda: Borra la tarea. 
• Deslizando hacia la derecha: Envía la tarea a ‘Mi Día’. 

17. Utiliza los widgets de Android

TO-DO también puede utilizarse mediante el widget de su aplicación Android. Utilizando esta opción siempre tendrás visible a simple vista en tu pantalla del móvil las tareas o listas que quieras tener, sin necesidad de entrar en la aplicación. Una forma fácil y sencilla de tener siempre a mano tus tareas más urgentes y que así no se te olviden. 

18. También puedes utilizar los Live Tiles de Windows

Además de la opción que ofrecen los widgets de Android, también tienes otra opción para poder insertar tus listas de tareas en el PC si tienes Windows, estas se quedarán como una Live Tile. Para esta opción tendrás que descargar la aplicación nativa de Windows, que puedes encontrar dentro de la Microsoft Store. 

Una vez descarga la aplicación en tu PC, dentro de ella haz clic derecho sobre la lista de tareas que desees. Se abrirá un menú emergente en el que aparecerá la opción de ‘Anclar al inicio’. De esta manera puedes anclar las tareas o listas que desees, y una vez estén ancladas, haciendo clic derecho sobre ellas podrás cambiarles el tamaño. 

19. Ponle iconos a tus listas

Si quieres darle un poco más de vida a tus listas, TO-DO te permite la opción de añadirles un icono. Cuando creas una nueva lista, o al editarla, al escribir el nombre de esta podrás observar que a la izquierda hay un botón con el que podrás elegir el icono que quieras. Este emoji, una vez elegido, aparecerá en la columna de la izquierda al lado del nombre de la lista. 

20. Usa emojis para poner iconos a las tareas

Lamentablemente, aunque TO-DO tiene un sistema de emoticonos para las listas de tareas, no lo tiene para las tareas o subtareas que las conforman. Aun así, existe un truco para poder ponerlos, y no es otro que utilizar los emojis de tu teclado. 

Lo único que hay que hacer para poder añadirlos es o bien editar el nombre de la tarea ya creada o al crear una nueva tarea añadir el emoticono al principio del nombre. Esto se puede realizar tanto utilizando el teclado de Android como el propio teclado táctil de Windows 10. El emoji que pongas se usará como icono, y este truco tiene una ventaja, y es que no estarás simplemente limitado a los iconos nativos de la herramienta como pasa en las listas, sino que podrás utilizar cualquier emoticono que tenga tu teclado. 

21. Activa las burbujas de notificaciones

Desde la versión para Windows de TO-DO puedes activar o desactivar la burbuja de notificaciones. En esta pequeña burbuja aparece un número que aparece en el icono de la aplicación que hay en la barra de tareas.  

También desde la versión de Windows, puedes decidir qué te indica esta burbuja. Pueden ser dos cosas: o bien el número de tareas que vayan a vencer hoy o ya estén vencidas y no hayas terminado, o la segunda opción que se trata del recuento de las tareas agregadas a la sección ‘Mi Día’ y que todavía no has completado en el día. 

22. Atajos básicos de teclado

Por último, vamos a dejarte siete de los principales atajos de teclado que puedes usar en esta aplicación, y que te resultarán muy útiles para agilizar tu trabajo. 

• Ctrl + N: Añade una nueva tarea. 
• Ctrl + L: Crea una nueva lista. 
• Ctrl + T: Añade la tarea en la que está a ‘Mi Día’. 
• Ctrl + D: Marca o desmarca la tarea como completada. 
• Ctrl + F: Utiliza la función de buscar. 
• Ctrl + R: Vuelve a sincronizar la aplicación. 
• Ctrl + 1: Abre la barra lateral cuando estés en el modo minimizado.

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