VeriFactu: qué es y cómo afecta a tu facturación 

Con la introducción de VeriFactu, la Agencia Tributaria española ha dado un paso significativo hacia la digitalización y la transparencia en la gestión de facturas. Este sistema no solo busca combatir el fraude fiscal, sino también facilitar la vida de las empresas al automatizar y asegurar sus procesos de facturación. 

VeriFactu se presenta como una herramienta indispensable para cualquier empresa que desee cumplir con las normativas fiscales de manera eficiente y segura. En este post, exploraremos en profundidad qué es VeriFactu, cómo funciona y cómo puede impactar en tu negocio. Además, analizaremos las características clave del sistema, su fecha de implementación, la identificación de las facturas VeriFactu y las ventajas que ofrece.

¿Qué es el sistema VeriFactu?

VeriFactu es un sistema impulsado por la Agencia Tributaria española que tiene como objetivo principal luchar contra el fraude fiscal y promover la digitalización y automatización de los procesos de facturación. Este sistema requiere que las empresas generen un registro de facturación de alta de forma simultánea o inmediatamente anterior a la emisión de la factura. Las aplicaciones informáticas de facturación deben cumplir con una serie de requisitos técnicos y legales para garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. 

El sistema VeriFactu permite a las empresas enviar de forma automática y voluntaria sus registros de facturación a la Agencia Tributaria, cumpliendo con las especificaciones técnicas establecidas. Esto no solo facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales, sino que también mejora la transparencia y la trazabilidad de las operaciones comerciales. 

Además, VeriFactu incluye medidas de seguridad avanzadas, como el uso de firmas electrónicas y hashes encadenados, que aseguran que los registros de facturación no puedan ser modificados sin dejar un rastro. Esto ayuda a prevenir el uso de software de doble uso o de ocultación de ventas, que ha sido un problema en el pasado.

Características del sistema VeriFactu

El sistema VeriFactu se caracteriza por una serie de funcionalidades y requisitos técnicos que lo hacen único y efectivo en la lucha contra el fraude fiscal. Entre las principales características se incluyen: 

• Generación automática de registros de facturación: Cada vez que se emite una factura, se genera un registro de facturación de alta de forma simultánea o inmediatamente anterior a la emisión de la factura. 

• Integridad y conservación de los registros: Los registros de facturación deben ser íntegros, conservados de manera segura y accesibles en todo momento. 

• Accesibilidad y legibilidad: Los registros deben ser fácilmente accesibles y legibles para su revisión y auditoría. 

• Inalterabilidad de los registros: Los registros no pueden ser modificados sin dejar un rastro, gracias al uso de firmas electrónicas y hashes encadenados. 

• Envío automático a la Agencia Tributaria: Las empresas pueden enviar voluntariamente sus registros de facturación a la Agencia Tributaria de forma automática.

Cuándo entra en vigor VeriFactu

La entrada en vigor de VeriFactu está prevista para el 1 de enero de 2025. A partir de esta fecha, todas las empresas que utilicen aplicaciones informáticas para la emisión de facturas deberán cumplir con los requisitos establecidos por el sistema VeriFactu. Esto incluye la generación automática de registros de facturación y el envío de registros a la Agencia Tributaria. 

Es importante que las empresas se preparen con antelación para la implementación de VeriFactu, ya que el cumplimiento de los requisitos técnicos y legales puede requerir ajustes en los sistemas de facturación existentes. La Agencia Tributaria ha proporcionado una serie de guías y recursos para ayudar a las empresas en este proceso de transición.

¿Cómo se identifican las facturas de VeriFactu?

Las facturas VeriFactu se identifican mediante una serie de elementos de seguridad que garantizan su autenticidad y conformidad con las normativas fiscales. Entre estos elementos se incluyen: 

• Firmas electrónicas: Cada factura emitida bajo el sistema VeriFactu debe estar firmada electrónicamente para asegurar su integridad y autenticidad. 

• Hashes encadenados: Los registros de facturación incluyen hashes encadenados que aseguran que no puedan ser modificados sin dejar un rastro. 

• Código de verificación: Las facturas VeriFactu incluyen códigos de verificación que permiten a la Agencia Tributaria y a los clientes comprobar su validez. 

Ventajas del sistema VeriFactu

El sistema VeriFactu ofrece una serie de ventajas tanto para las empresas como para la Agencia Tributaria: 

• Mejora en la transparencia: Al enviar los registros de facturación de forma automática a la Agencia Tributaria, se mejora la transparencia y la trazabilidad de las operaciones comerciales. 

• Reducción del fraude fiscal: Las medidas de seguridad avanzadas, como las firmas electrónicas y los hashes encadenados, ayudan a prevenir el fraude fiscal y el uso de software de doble uso. 

• Eficiencia en la gestión documental: La digitalización y automatización de los procesos de facturación reducen el riesgo de errores humanos y mejoran la eficiencia en la gestión de la información. 

• Cumplimiento de las normativas fiscales: VeriFactu asegura que todas las facturas emitidas cumplan con los requisitos legales y fiscales establecidos por la Agencia Tributaria. 

Document Capture: Cómo puede ayudarte a cumplir con el sistema VeriFactu

La captura de documentos, o Document Capture, es una funcionalidad esencial para cumplir con los requisitos del sistema VeriFactu. Este proceso implica la digitalización y almacenamiento de todos los documentos relacionados con la facturación, asegurando que estén disponibles para su revisión y auditoría en cualquier momento. Document Capture está diseñada para facilitar este proceso y garantizar que tu empresa cumpla con todas las normativas establecidas por la Agencia Tributaria. 

Digitalización y almacenamiento seguro

Document Capture permite la digitalización automática de facturas, recibos y otros comprobantes fiscales. Esto no solo reduce el riesgo de errores humano, sino que también asegura que todos los documentos cumplan con los requisitos legales y fiscales. Al almacenar los documentos en formato digital, se mejora la eficiencia en la gestión de la información, permitiendo una fácil búsqueda y recuperación de los documentos cuando sea necesario. 

Cumplimiento de los requisitos de VeriFactu

Para cumplir con el sistema VeriFactu, es crucial que los registros de facturación sean íntegros, accesibles y no puedan ser modificados sin dejar un rastro. Además, garantiza la inalterabilidad de los registros mediante el uso de firmas electrónicas y hashes encadenados. Estos elementos de seguridad aseguran que los documentos no puedan ser alterados sin dejar evidencia, cumpliendo así con las exigencias de VeriFactu. 

Automatización del proceso de captura

La automatización es una de las principales ventajas de Document Capture. Al automatizar el proceso de captura de documentos, se reduce significativamente el tiempo y esfuerzo necesarios para gestionar la facturación. Esto no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también asegura que todos los documentos se capturen y almacenen de manera consistente y conforme a las normativas. 

Mejora en la seguridad de la información

La seguridad de la información es una prioridad en el contexto de la lucha contra el fraude fiscal. Y es que, Document Capture utiliza medidas de seguridad avanzadas, como el cifrado y las firmas electrónicas, para proteger los documentos digitales. Esto reduce el riesgo de pérdida o manipulación de la información, asegurando que todos los registros sean precisos y estén protegidos contra alteraciones. 

Si estás pensando en implantar la herramienta de Document Capture en tu negocio no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Escríbenos a comunicacion@grupotecon.com o llámanos al 967 50 50 24. ¡Te esperamos!